Multitasking o monotasking: cosa ci rende più efficaci ed efficienti al lavoro?

L’idea nell’immaginario collettivo è che fare più cose insieme faccia risparmiare tempo. Sarà davvero così? No, decisamente no.
Cominciamo con il dire che il multitasking in realtà non esiste. Il nostro cervello non è fatto per fare più cose contemporaneamente, neppure il cervello femminile! Quando abbiamo l’impressione di fare più cose insieme, in realtà stiamo saltando da una cosa all’altra molto velocemente e la sensazione finale è di fare più cose parallelamente, ma è solo una sensazione.

IL MULTITASKING AUMENTA L’EFFICACIA?
Chiediamoci quindi se questo saltare da una cosa all’altra così velocemente (effetto multitasking) faccia risparmiare tempo. La risposta è no, è solo un’impressione. Infatti il saltare da un’attività ad un’altra comporta continue interruzioni, causa dimenticanze e aumenta la probabilità di commettere errori. Il tempo necessario per sistemare gli errori commessi, alla fine farà aumentare il tempo necessario per portare a termine in modo soddisfacente l’attività compiuta.
Provate a pensare cosa accade mentre state scrivendo una email e vi arriva una telefonata o un messaggio di WhatsApp. Dovete prima di tutto interrompere quanto stavate facendo, spostando la concentrazione dal testo della email alla telefonata; dovrete capire innanzitutto se la telefonata merita la risposta e poi comprenderne l’urgenza e l’importanza. Deconcentrarsi, per poi doversi riconcentrare fa decisamente perdere tempo e il filo, per cui spesso dovete rileggere daccapo la email e ricordarvi cosa volevate dire. Tutto questo non velocizza certo l’attività che stavate facendo, anzi allunga i tempi a conti fatti. Una cosa è la sensazione di fare le cose più velocemente e una cosa è la realtà.
Allo stesso modo, pensate cosa accade quando siete concentrati a leggere un documento e in quel momento entra nella vostra stanza un collega per chiedervi un’informazione. Spesso senza distogliere lo sguardo dal computer diciamo al nostro interlocutore che lo ascoltiamo e che può andare avanti nella sua richiesta; in realtà, per potergli dare una risposta dobbiamo deconcentrarci per prestare attenzione a ciò che ci sta chiedendo, per poi tornare a riconcentrarci sulla nostra lettura, perdendo parte del discorso che ci sta facendo, e così via saltando da un’attività ad un’altra. L’esito è che perderemo pezzi di entrambe le cose, che rischieremo fraintendimenti e di non fare bene nessuna delle due attività, per poi dover porre rimedio alle mancanze o agli errori commessi. Abbiamo risparmiato tempo anche in questo caso? No, neppure qui è stato utile ricorrere all’idea del multitasking.

IL MULTITASKING AUMENTA LO STRESS
Un altro effetto importante del multitasking, o dell’illusione del multitasking nel saltare qua e là, è l’aumento dello stress. Il nostro cervello, infatti, percepisce l’interruzione come un potenziale pericolo e pertanto risponde come risponderebbe ad una situazione di pericolo, cioè rilasciando nel sangue gli ormoni dello stress. Tali ormoni hanno la funzione di dare all’organismo una “barretta energetica” utile per superare la situazione di pericolo. Almeno così è stato previsto dalla natura originariamente. Ciò ci ha permesso nella nostra evoluzione di scappare da belve feroci, procurarci cibo e difenderci. Il meccanismo è rimasto pressoché lo stesso, ciò che è cambiato, tuttavia è il contesto in cui noi esseri umani ci troviamo a vivere. Oggi un effetto analogo di pericolo lo provoca per il nostro cervello (l’amigdala è la parte interessata a rispondere ai potenziali pericoli attivando le reazioni dello stress) il popup dell’email, il trillo del telefono, la vibrazione del cellulare, l’interruzione di un collega mentre siamo concentrati e così via. Pertanto, nell’arco di una giornata saranno centinaia, migliaia le situazioni stressogene che attiveranno l’amigdala e il rilascio di ormoni dello stress. Il multitasking è una fonte enorme di stress, perché facendoci saltare da un’attività ad un’altra continua ad attivare reazioni stressogene con tutte le conseguenze del caso.

MONOTASKING: UN TOCCASANA
Al contrario del multitasking, il monotasking, cioè imparare a fare una cosa alla volta portandola fino in fondo, è un vero e proprio toccasana per il fisico e la mente.
Per il fisico, perché come abbiamo visto non attiva reazioni stressogene. Per la mente, perché permetterà di riscoprire il concetto di concentrazione e permetterà il raggiungimento di risultati migliori aumentando il nostro senso di autoefficacia e l’autostima. Alla lunga il multitasking crea senso di frustrazione, perché apriremo mille finestre senza chiuderne una. Al contrario, il monotasking che conoscono bene gli artigiani (almeno quelli di una volta), gli artisti, i contadini e le persone che sanno programmare le attività, permette di riscoprire la sensazione di soddisfazione per aver portato a termine un’attività con successo.

L’impatto negativo del multitasking riguarda sia l’efficacia che l’efficienza. Quest’ultima, come abbiamo visto, attiene al rapporto tra risorse investite e risultati. Se con il multitasking ci metteremo più tempo alla fine dei conti e sarà maggiore lo stress, possiamo concludere che sia decisamente inefficiente come strategia. Anche l’efficacia però ne viene compromessa. L’efficacia indica la capacità di raggiungere i risultati. Infatti, se con il multitasking la probabilità di errori e dimenticanze aumenta, possiamo concludere che saremo decisamente meno efficaci, in quanto la qualità dei risultati sarà inferiore.
È esperienza di tutti la resa delle ore serali nel lavoro, o delle ore rubate al week end, dove nessuno ci disturba e siamo così decisamente più efficaci ed efficienti.
Torniamo, quindi, al monotasking all’interno di una adeguata programmazione e pianificazione delle attività.

 

di Mario Alberto Catarozzo
Formatore e Coach professionista
@MarAlbCat

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